KONINKLIJK WEST-VLAAMS VERBOND VAN FOTOKRINGEN DIGITAAL vzw.

Kort: WVFD vzw.

 

 

TITEL I Naam, zetel, doel, duur

 

Art. 1 De vereniging heeft als naam: “Koninklijk West-Vlaams Verbond van Fotokringen Digitaal, vereniging zonder winstoogmerk. In haar betrekkingen met derden maakt zij gebruik van de afkorting WVFD vzw.

 

Art. 2 Coördinaten van de vereniging:

de zetel van de vereniging bevindt zich in Vlaanderen.

Ondernemingsnummer: 0445.484.871

Email-adres: voorzitterwvfd@telenet.be

Website: www.wvfdvzw.eu

 

Art. 3 De vereniging heeft tot belangeloos doel het promoten van de fotografie. Zij mag alle activiteiten ondernemen die dit kunnen bevorderen. De vereniging kan ook handelsdaden stellen, voor zover de opbrengst hiervan uitsluitend besteed wordt aan het belangeloos doel of de ondersteuning ervan.

 

Art. 4 De vereniging is opgericht voor onbepaalde duur en kan op elk moment worden ontbonden.

 

 

TITEL II Leden

 

Art. 5. Het aantal leden van de vereniging is onbeperkt maar moet minstens twee zijn.

De vereniging telt effectieve leden en toegetreden leden.

Het aantal effectieve leden moet minstens 2 zijn. De Algemene Vergadering wordt gevormd door de effectieve leden.

 

De voorwaarden en modaliteiten tot toetreding voor de effectieve leden staan beschreven in het intern reglement.

De toegetreden leden zijn verenigingen en / of individuelen die zich bij het WVFD vzw aansluiten om te kunnen deelnemen aan de activiteiten die de vzw organiseert. Afwijkingen op het algemeen lidmaatschap worden aan de Algemene Vergadering voorgelegd. De toegetreden leden maken geen deel uit van de Algemene Vergadering. Hun rechten en plichten worden geregeld in deze statuten.

 

 Art. 6. De rechten en plichten van de effectieve leden.

Hun rechten:

• het recht om kennis te nemen van de besluiten van de Algemene Vergadering;
• het recht om aan het bestuur te vragen de Algemene Vergadering bijeen te roepen, althans voor zover 1/5 van de leden hierom verzoekt;
• het recht een punt op de dagorde te brengen, althans voor zover dit voorstel uitgaat van 1/20ste van de leden:
• het recht de Algemene Vergadering bij te wonen, of zich op de Algemene Vergadering (kort AV) te laten vertegenwoordigen door een ander lid van de AV.
• het recht te stemmen op de Algemene Vergadering, waarop in principe elk lid één

stem heeft;

• het recht op een bijzondere procedure in geval van uitsluiting;
• het recht de ontbinding te vorderen van de vereniging, wanneer die de wet of de statuten ernstig schendt;
• het recht de nietigheid van een handeling van de vzw te vorderen;
• het recht beroep aan te tekenen bij de ondernemingsrechtbank tegen de beslissing, genomen door de vereffenaars, over de bestemming van het vermogen in geval van ontbinding van de vereniging;
• het recht een beslissing van de ondernemingsrechtbank uit te lokken betreffende de taak van de vereffenaars;
• het recht om op de zetel van de vereniging het register van de leden te raadplegen, alsmede alle notulen en beslissingen van de Algemene Vergadering, van het bestuur en van de personen, al dan niet met een bestuursfunctie die bij de vereniging of voor rekening ervan een mandaat bekleden, evenals alle boekhoudkundige stukken van de vereniging.

 

Hun plichten:

• de effectieve leden hebben de plicht de statuten eigen aan de vzw te kennen, te begrijpen en na te leven;
• het verschuldigde lidgeld te betalen voor 15 januari van het nieuwe werkjaar.

 

Art. 6 bis De rechten en plichten van de toegetreden leden.

Hun rechten:

• het recht om deel te nemen aan alle activiteiten van de vereniging;
• het recht een punt op de dagorde te brengen, althans voor zover dit voorstel uitgaat van 1/20ste van de toegetreden + effectieve leden;
• het recht voorstellen activiteiten te formuleren aan het bestuur;
• het recht zich door 1 persoon op de Algemene Vergadering te laten vertegenwoordigen (Dit geldt enkel voor aangesloten verenigingen). Deze vereniging wordt dan effectief lid van de Algemene Vergadering, vertegenwoordigd door die persoon.

 

Hun plichten:

• de reglementen opgesteld door de het bestuursorgaan in het kader van activiteiten te aanvaarden en strikt toe te passen;
• het verschuldigde lidgeld te betalen voor 15 januari van het nieuwe werkjaar.

 

Art. 7 De jaarlijkse bijdrage van de toegetreden leden bedraagt maximum 125 euro. Dit bedrag kan door de Algemene Vergadering gewijzigd worden zonder wijziging van de statuten.

Elk jaar bepaalt de Algemene Vergadering de ledenbijdrage. 

 

Art. 7 bis Betaalt een  toegetreden lid zijn jaarlijkse bijdrage niet, dan wordt dit lid uit de ledenlijst geschrapt.

 

Art. 8 Elk lid (effectief en toegetreden) kan te allen tijde vrijwillig uit de vereniging treden. Het ontslag moet schriftelijk aan de voorzitter van het bestuursorgaan ter kennis worden gebracht.

 

Art. 9 Uittredende of uitgesloten leden en hun rechtsopvolgers hebben geen deel in het vermogen van de vereniging en kunnen nooit teruggave van gestorte bijdragen of gedane opbrengsten vorderen.

 

 

TITEL III Het Bestuursorgaan

 

Art. 10 De vereniging wordt bestuurd door een bestuursorgaan van ten minste 2 (twee) en ten hoogste 11 (elf) leden.

Zij worden aangesteld door de Algemene Vergadering en zijn op elk moment door deze afzetbaar.
Coöptatie van bestuursleden is uitgesloten.

 

Art. 11 Om verkozen te kunnen worden moet een kandidaat bestuurslid effectief lid zijn van de Algemene Vergadering, maar als er binnen de AV geen kandidaat bestuurslid is kan er onder bepaalde voorwaarden hierop afgeweken worden. Die voorwaarden zijn:

1. Het kandidaat-bestuurslid is lid van een bij het WVFD toegetreden lid (vereniging of individueel)
2. Het kandidaat-bestuurslid is niet bij het WVFD aangesloten (noch individueel noch als lid van een bij het WVFD aangesloten vereniging)
3. De club van een huidig bestuurslid houdt op te bestaan maar het bestuurslid zelf wenst verder in het bestuur te zetelen als onafhankelijke (club loos). Als dit zo is voor de voorzitter van het bestuursorgaan en hij/zij mag voor de AV aanblijven als voorzitter bestuursorgaan, dan kan die geen voorzitter meer zijn van de AV en moet de Algemene Vergadering voor zichzelf een nieuwe voorzitter aanstellen. Deze moet uit de leden van de Algemene Vergadering komen.

• Het kandidaat-bestuurslid moet in geval 1&2 worden voorgedragen door minstens de helft van de andere bestuursleden.
• In ieder geval is het de Algemene Vergadering die conform de statuten het kandidaat-bestuurslid aanstelt.

 

Art.11 bis Een bestuurslid dat vrijwillig zijn of haar ontslag wenst te geven moet dit schriftelijk aan de voorzitter van het bestuursorgaan laten kennen die dit dan onmiddellijk ter info doorgeeft aan de andere leden van het bestuur en aan de leden van de Algemene Vergadering.

 

Art. 12 Het bestuursorgaan kiest uit zijn leden volgende functies: een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris en een financieel beheerder. Eenzelfde persoon kan meerdere mandaten waarnemen.

Deze bestuursleden, vormen samen het dagelijks bestuur. Zij hebben onder meer als bevoegdheid alle hoogdringende aangelegenheden, die niet kunnen wachten op een besluit van het bestuur en die tegelijk van dagdagelijks of gering belang zijn om de werking van de vzw uit te voeren.

Het dagelijks bestuur vertegenwoordigt de vzw naar overheden en derden in en buiten rechte en treden hierbij als college op. De voorzitter en de secretaris ondertekenen alle documenten en de officiële briefwisseling.

 

Tweejaarlijks dient de helft van het bestuur door de Algemene Vergadering  in hun functie bevestigd of vervangen te worden. Op pare jaren de voorzitter, de financieel beheerder en de helft van de gewone leden, op onpare jaren de ondervoorzitter, de secretaris en de andere helft van de leden. Hierbij zijn de betrokkenen ontslagnemend en/of her verkiesbaar.

 

Art.12 bis De voorzitter roept het bestuursorgaan bijeen en zit de vergadering voor.

Het bestuursorgaan kan zich laten bijstaan door een administratief medewerker.

Voor deze vergaderingen mogen er ook niet-bestuursleden of externe experten uitgenodigd worden als de bespreking van een onderwerp dit vereist. Deze personen mogen dan enkel gedurende de duur van het onderwerp, waarvoor ze zijn uitgenodigd, de vergadering bijwonen. Deze personen hebben enkel een adviserende rol.

 

De besluiten van het bestuursorgaan worden genomen met gewone meerderheid (de helft + 1) van de aanwezige leden.

Van elke vergadering worden notulen gemaakt die per e-mail aan alle leden van het bestuursorgaan worden opgestuurd, ten laatste met de uitnodiging tot de eerstvolgende vergadering.
De goedgekeurde notulen worden door alle bestuurders ondertekend.

 

Leden van de Algemene Vergadering  kunnen op schriftelijk verzoek gericht aan de voorzitter van het bestuursorgaan inzage in de notulen vragen. Deze notulen liggen enkel op de zetel ter inzage mits aanwezigheid van iemand van het bestuursorgaan. Deze notulen worden onder geen enkel beding gedupliceerd noch vermenigvuldigd.

 

Art. 13 Het bestuur is bevoegd voor volgende zaken:

 

• De algemene werking van de vereniging.
• Voorbereiding van wijzigingen in de statuten.
• Wijziging van de maatschappelijke zetel.
• Uitsluiten van toegetreden leden via gewone meerderheid.
• Opstellen van het activiteitenprogramma van de vzw en dit organiseren.
• Toezien op de uitvoering van de geplande activiteiten en deze evalueren.
• Opstellen van reglementen/inschrijvingsformulieren ten behoeve van eigen activiteiten.
• Besprekingen van kandidaturen zowel voor het eigen bestuur als voor de Algemene Vergadering. Het bestuur heeft enkel een adviserende rol hierin.
• Aanstellen en ontslaan van deskundigen om de vereniging te helpen bij de uitvoering van zijn opdracht.
• Uitbesteden van (deel-)opdrachten aan derden en het toezicht hierop uitoefenen.
• Aanstellen van verantwoordelijken voor een project in de schoot van de vereniging en het toezicht hierop uitoefenen.
• Bijeenroepen van de Algemene Vergadering.
• Minstens 1 maal per jaar een ledenvergadering samenroepen en alle acties hiervoor nodig uitvoeren.
• Opstellen van het intern reglement.
• Het bestuursorgaan kan bij eenparigheid van stemmen schriftelijk tot besluitvorming komen zonder fysiek samen te komen.
• Alle andere aangelegenheden die noch door de wet noch door de statuten uitdrukkelijk aan de Algemene Vergadering voorbehouden zijn.

 

TITEL IV Algemene Vergadering

 

Art. 14 De Algemene Vergadering is uitsluitend bevoegd voor:

 

• Goedkeuring wijziging van de statuten.
• Benoeming en afzetting van de leden van het bestuursorgaan.
  Kandidaturen voor nieuwe bestuursleden kunnen via het bestuursorgaan binnenkomen of conform hun wettelijk recht rechtstreeks op de agenda Algemene Vergadering geplaatst worden door 1/5 van de effectieve leden.
• Tweejaarlijkse herbenoeming van de leden van het bestuur.
• Benoeming en afzetting van de effectieve leden.
• Goedkeuring van de begroting en van de jaarrekeningen.
• De kwijting verlenen aan het bestuur voor de jaarrekeningen.     
• Wijziging van de doelstelling van de vereniging.
• De vrijwillige ontbinding van de vereniging.

 

 

Art. 15 Zitting Algemene Vergadering. 

 

• De Algemene Vergadering wordt door het bestuursorgaan bijeengeroepen telkens als het belang van de vereniging dit vereist .
  • Als de voorzitter van het bestuursorgaan ook voorzitter is van de Algemene Vergadering stuurt hij/zij een e-mail (en bij gebrek aan een e-mailadres, een brief) naar de effectieve leden van de Algemene Vergadering.
  • Als de voorzitter van het bestuursorgaan geen voorzitter is van de Algemene Vergadering stuurt hij/zij een e-mail (en bij gebrek aan een e-mailadres, een brief) naar de voorzitter van de Algemene Vergadering met het verzoek de effectieve leden van de Algemene Vergadering tezamen te roepen.

 

• Dit gebeurt minstens eenmaal per jaar voor het goedkeuren van de rekeningen van het afgelopen jaar en de begroting van het volgend jaar (de statutaire vergadering).
• Deze Statutaire Algemene Vergadering zal elk jaar plaatsvinden op de laatste zaterdag van januari om 14u. De plaats van vergaderen wordt door het bestuursorgaan bepaald en aan de leden AV medegedeeld via de uitnodiging.
• Het bestuur is verplicht, wanneer een vijfde van de effectieve  leden daarom verzoekt, een buitengewone Algemene Vergadering bijeen te roepen.
• De zitting van de Algemene Vergadering (statutair of buitengewoon) is slechts geldig bij aanwezigheid van de helft van het aantal effectieve leden  + 1 (aanwezigheid via fysieke aanwezigheid aangevuld met de geldige volmachten)
• Alle leden worden tenminste 15 dagen voor de vergadering uitgenodigd.
• De uitnodiging tot de Algemene Vergadering meldt de plaats, dag en uur en agenda van de vergadering.
• De voorzitter van de Algemene Vergadering zit de Algemene Vergadering voor.
• Alle leden van het bestuursorgaan mogen de Algemene Vergadering bijwonen.
• Een lid van de Algemene Vergadering kan zich enkel door een ander lid van de Algemene Vergadering op de Algemene Vergadering laten vertegenwoordigen.
• Een lid van de Algemene Vergadering kan maar 1 geldige volmacht meebrengen naar de vergadering.

 

Art. 16 Stemming.

 

• Elk effectief lid beschikt over één stem op de Algemene Vergadering. Als een lid van het bestuursorgaan geen lid is van de Algemene Vergadering mag hij/zij niet stemmen.
• Een lid kan zijn stem via een geschreven volmacht overdragen aan een ander lid.
• Een lid mag maar 1 volmacht vertegenwoordigen.
• Met uitzondering van de door de wet voorziene gevallen, worden de besluiten genomen bij eenvoudige meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen formuleert de voorzitter een nieuw voorstel ter stemming. De voorzitter onthoudt zich bij deze stemming.
• Als iemand zich onthoud bij de stemming dan wordt het totaal aantal stemmen verminderd met 1.

 

Tot wijziging van de statuten kan slechts worden besloten indien die wijziging op de oproeping vermeld is en indien twee derden van de effectieve leden aanwezig (of vertegenwoordigd zijn via schriftelijke volmacht) akkoord gaan met het ontwerp.

 

Van de beslissingen van de Algemene Vergadering worden notulen opgemaakt die aan alle leden van de Algemene Vergadering binnen de 30 kalenderdagen worden toegestuurd (via e-mail).

Het bestuursorgaan beslist autonoom of ze de notulen ook overmaken aan de toegetreden leden.

 

 

TITEL V Begrotingen, rekeningen

 

Art. 17 Het boekjaar van de vereniging loopt van 1 januari tot 31 december. Het bestuursorgaan bereidt de rekeningen voor en legt ze ter goedkeuring voor aan de Algemene Vergadering.

 

 

TITEL VI Ontbinding, vereffening

 

Art. 18 In geval van vrijwillige ontbinding benoemt de Algemene Vergadering of bij gebrek daaraan de rechtbank, één of meer vereffenaars. Zij bepalen tevens hun bevoegdheid en de voorwaarden voor de vereffening.

 

Art. 19 In geval van ontbinding worden de activa, na aanzuivering van de schulden, overgedragen aan een vereniging die een gelijkaardig doel als dat van de vereniging nastreeft.

 

Art. 20 Voor alles wat in deze statuten niet uitdrukkelijk is geregeld, blijft de gecoördineerde wet van 27 juni 1921 toepasselijk en geldt het intern reglement.

 

Aldus opgemaakt in zeven exemplaren en aangenomen met eenparigheid van stemmen op de Algemene Vergadering van zaterdag 25 januari 2025.