INTERN REGLEMENT  WVFD vzw

 

 

Art. 1
Inschrijving als lid van WVFD vzw betekent dat men het intern reglement aanvaardt.

Art. 2
WVFD vzw kan zich bij gelijk welke overkoepelende vereniging aansluiten zolang dit de doelstellingen van de eigen vzw niet in gevaar brengt.

Art. 3
De Algemene Vergadering (AV) vertrouwt het algemeen beheer van de vereniging toe aan het bestuursorgaan – kort “het bestuur”.

Art. 4
Naast de door de statuten voorziene functies richt het bestuur zoveel functies en/of adviescommissies/werkgroepen op als er voor de goede werking van de vereniging nodig zijn. De voorzitter van WVFD vzw is ambtshalve lid van elke van deze commissies/werkgroepen.
De voorzitters van de adviescommissies/werkgroepen geven feedback aan het bestuur en handelen in overleg met de voorzitter van WVFD vzw.

Art. 5
Zoals in de statuten vermeld, is WVFD vzw samengesteld uit effectieve en toegetreden leden. Onder effectieve leden wordt verstaan alle leden van de Algemene Vergadering. De toegetreden leden zijn de aangesloten verenigingen of de aangesloten individuele leden, deze individuele leden kunnen nooit lid van de Algemene Vergadering worden.

Art 5 bis
Om effectief lid te worden van de Algemene Vergadering WVFD vzw moet de vereniging een officiële schriftelijke aanvraag richten aan de voorzitter van WVFD vzw met hierin alle coördinaten van de persoon die de vereniging zal vertegenwoordigen.
De voorzitter zal dan deze kandidatuur voorleggen aan het bestuur dat een standpunt zal innemen.
Op de eerstvolgende Algemene Vergadering zal het bestuur de kandidatuur voorleggen aan de leden van de Algemene Vergadering.
Als de AV de kandidatuur aanvaardt, wordt deze vereniging effectief lid van de Algemene Vergadering en wordt de voorgedragen persoon hierin hun afgevaardigde.  

Art. 6
Taakomschrijving van het bestuur.
De voorzitter is verantwoordelijk voor de goede werking van de vereniging.
De ondervoorzitter staat de voorzitter bij en vervangt deze bij diens afwezigheid.
De secretaris is belast met het administratief beheer van de vereniging.
De financieel beheerder is verantwoordelijk voor de financiën van de vereniging.
De PR-verantwoordelijke zorgt voor de public relations, de sociale media en de pers.
De overige leden van het bestuur staan de personen met een mandaat bij. Dit belet niet dat ze ook een specifiek mandaat kunnen krijgen. 

Art. 6 bis
Het verloop van de vergaderingen van het bestuur.
De vergaderingen van het bestuur zullen steeds in een serene sfeer met veel respect voor de collega’s en hun standpunten doorgaan.
De voorzitter van de vergadering zal iedereen de kans geven kort zijn of haar standpunten in een materie naar voor te brengen, waarna een korte discussie in een serene sfeer kan doorgaan.
Op een bepaald moment zal de voorzitter van de vergadering de discussie beëindigen en zal er overgegaan worden tot het bepalen een consensus in deze materie (indien nodig via stemming).
Eens het bestuur in een materie op een democratische manier een beslissing heeft genomen, zal iedereen zich aan de bereikte consensus houden, ook de personen die er een andere mening op nahouden. 

Art. 7
Nieuwe leden voor het bestuur worden door de Algemene Vergadering (AV) aanvaard.

De procedure hiervoor:

• een kandidaat bestuurslid stuurt via e-mail een gemotiveerde aanvraag naar de voorzitter van WVFD vzw.
• De voorzitter zal samen met de andere leden van het bestuur de kandidatuur bespreken en bepalen of ze de kandidatuur al dan niet steunen.
• Op de eerstvolgende AV brengt de voorzitter van WVFD vzw de kandidatuur naar voor met de vraag aan de Algemene Vergadering om per stemming deze kandidatuur al of niet te bekrachtigen.
• Bij gewone meerderheid  van de stemmen wordt de kandidatuur ingewilligd.
• Als dit nieuw bestuurslid voor zijn/haar club geen lid is van de AV, heeft hij/zij wel recht aanwezig te zijn op de zittingen van de AV maar heeft hij/zij geen stemrecht. 
• De voorzitter van het bestuur brengt hierna de kandidaat per e-mail van de beslissing op de hoogte.

Art. 8
Het lidgeld.
Reeds aangesloten verenigingen dienen het lidgeld ten laatste tegen 15 januari van het nieuwe werkjaar te betalen.

Art. 8 bis
Als een nieuwe vereniging / individuele kandidaat tot WVFD vzw wil toetreden dan moet deze de volgende procedure volgen:

• de vereniging of kandidaat stuurt zijn aanvraag met vermelding van al zijn/haar coördinaten naar de voorzitter van WVFD vzw.
• De voorzitter brengt deze aanvraag in de eerstvolgende vergadering van het bestuur ter bespreking op de agenda.
• Het bestuur beslist of de kandidatuur wordt aanvaard.
• De aanvrager wordt door de voorzitter van het bestuur per e-mail op de hoogte gebracht.

Een nieuw lid dat aansluit in het lopende werkjaar betaalt een bijdrage gelijk aan het aantal  resterende twaalfden van de globale jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage te berekenen vanaf de eerste van de maand volgend op de aanvraagdatum.

Art. 9
Een bestuurslid dat driemaal na elkaar zonder verontschuldiging op de bestuursvergaderingen afwezig blijft of, een bestuurslid dat zich driemaal na elkaar zonder geldige redenen verontschuldigt, verliest alle rechten als lid van het bestuur en wordt als ontslagnemend beschouwd.
Geldige redenen kunnen zijn: ziekte, overlijden van familieleden, reeds geplande reizen of andere activiteiten. Het is het bestuur dat beslist of een reden al dan niet geldig is.

Een bestuurslid dat herhaaldelijk het verloop van een bestuursvergadering door niet-respectvol gedrag tegenover andere leden van het bestuur of ten opzichte van reeds eerder genomen besluiten stoort, kan hiervoor gesanctioneerd worden.
Hetzelfde geldt voor een bestuurslid dat WVFD vzw in zijn geheel of in onderdelen ervan bij derden in een slecht daglicht plaatst.
De mate van de sanctie wordt door het bestuur per geval bepaald en kan in een uiterste geval tot gedwongen ontslag leiden. Dit besluit wordt in een geheime stemming met gewone meerderheid genomen.

Art. 10
Een verdienstelijk bestuurslid dat als actief lid van het bestuur van WVFD vzw zelf ontslag neemt, kan door het bestuur als erebestuurslid benoemd worden.

Art. 11
Voor alle gevallen, noch voorzien in dit intern reglement en noch voorzien in de statuten, zal het bestuur initiatief nemen en dit ter goedkeuring aan de Algemene Vergadering voorleggen.

 

Opgemaakt te Ieper en met eenparigheid van stemmen goedgekeurd op de Algemene Vergadering van 25 januari 2020.